Participatief Risicomanagement

PRIMO Academy deelt kennis over gezaghebbend en succesvol toegepaste risicomethoden en -technieken. In dit artikel ligt het accent op participatief risicomanagement door gebruikmaking en toepassing van het agile framework Scrum en de interactieve software RISKiD, gebruikt bij het (her) ontwerp van strategie en ontwikkeling door een groot bedrijf, dat gericht is op het leveren en onderhoud van spoorweg-infrastructuur.

By Gwendolyn Kolfschoten* and Jos van Ginkel**

Participatief risicomanagement
Risicomanagement is een steeds belangrijker thema in diverse disciplines. Hoewel risicomanagement toch echt tot de algemene werkwijze is doorgedrongen in vrijwel alle vormen van projectmanagement, zien we nog steeds dat grote projecten steevast het budget en de planning overschrijden. Ook nu er diverse nieuwe contract- en samenwerkingsvormen ontstaan, waarbij sprake is van meer gedeelde verantwoordelijkheid, zien we desondanks dat risicomanagement nog regelmatig tekort schiet. We zien daarbij twee archetypen valkuilen.

Valkuilen bij risicomanagement
In het eerste geval wordt één persoon, vaak centraal, hoog in de projectmanagement- organisatie, verantwoordelijk gemaakt voor risico management. Hoewel daarmee de verantwoordelijkheid voor risicomanagement verankerd wordt, zie je dat de belangrijkste uitdaging van de risicomanager is om vertrouwen  en feedback te creëren om inzicht te krijgen en te houden in risico’s. Draagvlak, en gezamenlijk eigenaarschap van risicobewaking en controle is vaak lastig te bewerkstelligen, ook omdat risicomanifestatie, of indicatie daarvan vaak een aanleiding is tot een ronde ‘zwartepieten’ om de verantwoordelijkheid daarvoor te plaatsen, liefst bij een ander natuurlijk.

In een tweede geval wordt risicomanagement als een oefening in ‘vinkjes zetten’ gezien. Met grote checklists wordt gekeken welke risico’s er zijn, en of ze manifesteren. Op deze manier is er te weinig aandacht voor onbekende, nieuwe risico’s en te weinig oog voor scenario denken en grondig toekomstverkenningen.

Collaboratieve aanpak
Nieuwe vormen van samenwerken vragen om een risicomanagement aanpak met breed draagvlak, in openheid, participatie, en met de grondigheid van zowel de formulering van risico’s als ook de verkenning van scenario’s en mogelijke ontwikkelingen. Een dergelijke aanpak kan bereikt worden door de inzet van een elektronisch vergadersysteem zoals RISKID. Deze systemen zijn ontwikkeld om in groepsverband gestructureerd een inhoudelijk probleem op te lossen, met daarbij steeds oog voor het draagvlak van de groep, en consensus over de resultaten. Op die manier ontstaat een gedragen gezamenlijk inzicht in risico’s, als basis voor een meer gezamenlijke aanpak voor risicomanagement.

Kenmerken van deze aanpak zijn een gestructureerde inhoudelijke werkwijze, bijvoorbeeld op basis van de RISMAN aanpak, waarin stap voor stap risico’s worden geïdentificeerd, geclassificeerd, gespecificeerd, en waarbij gezamenlijk wordt nagedacht over maatregelingen om risico’s te beheersen. Daarnaast is ook structuur in de risicoformulering van belang. Risico’s worden geformuleerd met een oorzaak en gevolg, classificatie, en met een specificatie van kans, impact en tijdigheid. Ook de maatregelingen worden scherp geformuleerd, met een eigenaar, status en termijn.

Figuur 1: Processtappen in RISKID

Naast structuur is het belangrijk om draagvlak en consensus te borgen. Door (eventueel online) alle relevante stakeholders te laten participeren in de identificatie en specificatie van risico’s en maatregelingen, en actief te zoeken naar gezamenlijk begrip en consensus met betrekking tot de impact van risico’s. Zo ontstaat een overzicht van risico’s dat door alle stakeholders herkend en erkend wordt, en waarin specifieke verantwoordelijkheden ook vastgelegd worden.

“Zo ontstaat een overzicht van risico’s dat door alle stakeholders herkend en erkend wordt.”

Een dergelijke gezamenlijke basis is belangrijk om een open, transparant inzicht te krijgen in de risico’s van een project. Die openheid kan vervolgens doorgezet worden wanneer een open monitor van risico’s en maatregelingen regelmatig gezamenlijk bijgewerkt wordt.

Het gebruik van RISKID heeft bovendien als  voordeel dat deelnemers efficiënter samen kunnen werken dan in een traditionele workshop, en dat er door gebruik te maken van anonimiteit in de inventarisatie en specificatie fase, meer openheid en objectiviteit ontstaat in het herkennen en erkennen van risico’s. Als laatste is een groot voordeel van een dergelijke aanpak, dat het system automatische, objectieve verslaglegging van de risico’s faciliteert, die bovendien gemakkelijk  digitaal geëxporteerd kunnen worden naar een ander beheers pakket.

Case voorbeeld
Om ervaring met dit systeem te illustreren beschrijven we de casus van een ICT project bij een grote infrabeheerder. Bij een grote infrabeheerder wordt een groot data- beheersysteem ontwikkeld, waarin alle configuratiegegevens van deze organisatie worden beheerd. Deze gegevens zijn van levensbelang voor deze organisatie en het systeem kent dan ook veel stakeholders, die gegevens aanleveren, afnemen en beheren.

De ontwikkeling van dit nieuwe systeem kent veel risico’s op het gebied van omgevingsmanagement, organisatie, techniek en de kwaliteit van gegevens. Deze risico’s zijn slechts te beheersen door de stakeholders bij het risicomanagement te betrekken en het eigenaarschap hiervan te geven.

In traditionele wijze van risicomanagement ligt de uitvoering hiervan veelal bij een risicomanager of projectmanager. Ervaring leert dat de vaak gebruikte arbeidsintensieve wijze van plan-do- check-act tot verwatering van de aandacht leidt.

 

Het project wordt uitgevoerd volgens de Agile methode Scrum op basis van driewekelijkse sprints. Iedere drie weken leveren de beide scrumteams  hun (“potentially shippable”) resultaten op en evalueert het projectteam de voortgang.

Voor dit project zijn we op zoek gegaan naar een mogelijkheid om de identificatie, analyse, beoordeling en bewaking van de risico’s tot een gezamenlijk activiteit te maken, waarbij een gedragen resultaat gecreëerd wordt, dat ook gezamenlijk bewaakt en beheerd wordt.

“Voor dit project hadden we een aanpak nodig om op een collaboratieve manier risico’s te identificeren,  analyseren, beoordelen en te bewaken”

De behoefte was om het risicomanagement voor dit project te laten aansluiten bij de driewekelijkse evaluatiemomenten en alle stakeholders hierbij te betrekken. Hiervoor hebben we gebruik gemaakt van het elektronische vergadersysteem RISKID. Door RISKID hierbij in te zetten bleek het mogelijk efficiënt met een groot aantal deelnemers analyses en beoordelingen van risico’s uit te voeren. Het systeem heeft ons op interactieve wijze geholpen om een grondige analyse te doen, en de  risico’s heel precies te formuleren. Door dit gezamenlijk uit te voeren, waren alle stakeholders betrokken en werden maatregelen gedragen en door het team effectief tot uitvoering gebracht.

 

*Dr. Ir. Gwendolyn Kolfschoten, Beter Samenwerking, heeft tien jaar onderzoek gedaan naar elektronisch vergaderen en samenwerken. Ze heeft een boek geschreven over effectief samenwerken en is momenteel werkzaam als zelfstandig trainer en adviseur en workshop facilitator.

**  Ing. Jos van Ginkel, Gephuro Projectmanagementheeft meer dan 20 jaar ervaring met software ontwikkeling, waarvan meer dan 8 jaar als zelfstandig projectmanager. Hij combineert zijn technische ervaring met veranderkundige ervaring om de presentaties van projectteams te optimaliseren.