Interview op BNG Bank website met Eric Frank en Jack Kruf over 25 jaar risicomanagement
Op de website van de BNG Bank is op 5 november een interview met oud PRIMO Nederland directeuren Eric Frank en Jack Kruf verschenen. Aanleiding voor het interview is de publicatie eerder dit jaar van het e-book ‘Publiek Risico: Essays’, over de ontwikkeling van publiek risicomanagement in de afgelopen 25 jaar. Deze bloemlezing representeert de zoektocht naar meer kwaliteit van bestuur en management in ruim twee decennia, vanuit het perspectief van de samenstellers.
Internal auditors in crisistijd: ‘We moeten niet te lang in een adviesrol blijven zitten’
Peter Steeman
In tijden van crisis worden bochten afgesneden en noodmaatregelen in een oogwenk geïmplementeerd. Houdt de internal audit stand als laatste dijk, of is het pompen of verzuipen? Een audit directeur van een bank laat weten dat sinds het uitbreken van de coronapandemie in het Three lines of defense-model iedereen een lijntje is opgeschoven. “Omdat iedereen het in de eerste lijn druk heeft is de riskfunctie begonnen met het helpen van de eerste lijn. Ik doe nu het werk van de riskmanager.” Schokkend vindt Tom Reukers, adviseur internal audit, risk en controls bij opleidings- en adviesorganisatie Kriton deze ontboezeming. Lees meer
De eerste golf: Hoe het vertrouwen in het beleid afbrokkelde. De Nederlandse aanpak van het coronavirus is er de afgelopen maanden op gericht geweest de eenheid te bewaren. De vraag is hoe lang dat nog lukt. Waar het land vooral behoefte aan heeft is helderheid en doortastendheid. Lees meer
Het is duidelijk dat zowel de politiek, het RIVM als ook de media en het grootste deel van de bevolking nog steeds collectief gevangen zitten in dit patroon. In een rapportage over de gevolgen van Covid-19 in Zuid-Amerika vertelde een journalist van de NOS enkele maanden geleden dat dit virus als een vergrootglas werkt en dus uitvergroot laat zien wat er al aanwezig was in de kwetsbare Zuid-Amerikaanse landen. Er was sociaal gezien al een grote armoede en leefomstandigheden die slecht zijn. Economisch gezien is er geen vangnet, zoals hier in Nederland. Covid-19 maakt dit alleen maar groter en meer zichtbaar. Lees meer
De Covid-19-crisis is nog in volle gang, maar de eerste reflecties op de bestrijding-tot-nu-toe worden al gepubliceerd – door journalisten, wetenschappers, beroepsverenigingen. Die reflecties leiden meestal ook tot een oordeel: de overheid heeft het goed gedaan, of juist niet goed gedaan.
Achter die oordeelsvorming gaan vaak impliciete opvattingen schuil over hoe Covid-19 bestreden behoort te worden. Maar wat is eigenlijk goed crisismanagement, wat is een goede bestrijding van Covid-19?
Volgens ons dreigt het risico dat het antwoord op deze vraag vaak (1) te simpel is en (2) niet expliciet wordt gemaakt. Als dat zo is, heeft dat ten minste twee gevolgen: van te simpele oordelen kun je niet leren en ze zijn bovendien niet fair. In dit essay gaan we in op de vraag hoe de bestrijding van Covid-19 te evalueren. We zetten het essay nu online en zullen het na de zomer aanvullen en in definitieve vorm publiceren. Lees meer
“In de komende jaren zal de Covid-19-crisis en de bestrijding daarvan op allerlei manieren worden geëvalueerd. De crisis is natuurlijk in alle opzichten anders. Het gaat om een wereldwijde crisis, waarvan we niet precies weten wanneer ze is begonnen en wanneer ze eindigt. De crisis is alomvattend en treft de hele samenleving. De schade laat zich moeilijk eenduidig in beeld brengen, denk alleen al aan de vraag of mensen ‘aan corona’ of ‘met corona’ zijn overleden. Er is door overheidsmaatregelen veel leed voorkomen – maar ook daarvan kennen we de omvang niet. En, niet onbelangrijk, de beslissers in deze crisis moesten hun besluiten vaak in onzekerheid nemen. Het was deels varen in de mist.
Evaluaties worden verricht om lessen te trekken voor een volgende keer. Maar hoe ingewikkelder een crisis, hoe ingewikkelder het kan zijn om daar de goede lessen uit te trekken. Er is altijd het risico dat de evaluatie en de evaluatie-methodiek te simpel zijn en tot te gemakkelijke oordelen leiden, waardoor er niet wordt geleerd.”
Van dikkeduimenwerk naar kansberekende becijfering en scenario-analyse: zo geef je zekerheid aan het onzekere. Een veel gebruikte definitie van een project is ‘een eenmalig proces waarbij wordt toegewerkt naar een gesteld doel. Lees meer
Legal Risk Management in een veranderend landschap van zakendoen en compliance
David Schreuders
We leven in een tijd van crisis. Of eigenlijk: crises, meervoud dus, want naast de coronacrisis met een mondiale economische recessie tot gevolg, kunnen we onze ogen niet sluiten voor de al langer bestaande klimaatcrisis en recentelijk is daar ook nog een sociale crisis bij gekomen, als gevolg van de tragische dood van George Floyd in de VS. In meer dan 3.900 steden wereldwijd vonden steunbetuigingen plaats aan de Black Lives Matter beweging, soms zelfs gepaard gaand met een heuse ‘beeldenstorm’ en werd de maatschappelijke discussie over discriminatie een hot topic.
Al deze crises hebben consequenties voor de wijze waarop bedrijven tegenwoordig zaken moeten doen en ze hebben geleid tot een veranderend spectrum van risico’s waar ondernemingen tegenaan lopen. Dit artikel bespreekt een aantal recente en belangrijke veranderingen van bedrijfsrisico’s waarop een adequaat Enterprise Risk Management (ERM) en als onderdeel daarvan Legal Risk Management –andere bedrijfsrisico’s zoals operationele, financiële, interne organisatie en omgevingsrisico’s worden niet besproken – zal moeten inspelen. Aan het slot wordt een overzicht gegeven van de wijze waarop dat zou kunnen gebeuren. Lees meer
Kritische experts: ‘Het moet in het vervolg anders met de coronamaatregelen’
Rinke van den Brink
Experts van uiteenlopende achtergrond nemen vandaag deel aan een ‘experttafel’ over de effecten van lockdownmaatregelen. Het projectteam Lessons Learned van het ministerie van Volksgezondheid (PRIMO: brief ministerie VWS ) wil weten welke onderdelen daarvan behouden moeten blijven en wat volgens hen anders moet om een tweede golf van besmettingen in het najaar te voorkomen of beperkt te houden. In totaal komen er tien van deze experttafels met zo’n tachtig deskundigen. Lees meer
Risico op personeelstekort gemeenten onvoldoende onderkend in begroting
Daphne Postma, Luuk van de Ven, Tjerk Budding en Erwin Ormel
Al geruime tijd wordt onderkend dat gemeenten in de nabije toekomst wellicht te maken zullen krijgen met een lastig bedrijfsvoeringsvraagstuk, namelijk een tekort aan personeel. Veel gemeenteambtenaren gaan komende jaren met pensioen. Vanwege de krappe arbeidsmarkt zal het lastig zijn om voldoende nieuwe medewerkers aan te trekken. De vraag is echter in hoeverre gemeenten zelf over dit risico rapporteren in hun verantwoordingsstukken?
Dat gemeenten risico lopen onvoldoende personeel in dienst te hebben, blijkt onder meer uit cijfers die het A&O fonds rapporteert in haar jaarlijkse personeelsmonitor. In de meest recente versie daarvan (uit mei 2020) geven zij aan dat meer dan een derde (34%) van de medewerkers bij gemeenten 55 jaar of ouder is. Dit is meer dan het landelijke gemiddelde (21%). Illustratief zijn ook de cijfers die de Kennisbank Openbaar Bestuur publiceert. Hieruit (zie figuur 1) komt naar voren dat de modus, dat wil zeggen de leeftijd die het vaakste voorkomt, is verschoven van 49 jaar in 2010 naar 57 jaar in 2018. Ook is te zien dat steeds meer medewerkers in de 60+ categorie vallen.
Dat gemeenten mogelijk te maken krijgen met een personeelsprobleem blijkt ook uit het uitstroomcijfer: deze is gestegen van 6,2% uitstroom in 2015 naar 8,2% in 2019. Dat heeft voor een belangrijk deel met pensionering te maken, maar ook zien we dat veel medewerkers gemeenten vroegtijdig verlaten.
In de achterliggende periode is de groep medewerkers in de leeftijd van 35-55 jaar het sterkst teruggelopen. Dat is de groep ambtenaren met veel kennis en ervaring. Bedroeg het percentage vrijwillig ontslag (bijvoorbeeld vanwege betere arbeidsvoorwaarden elders) nog 30% in 2015, deze was 49% in 2019. Kortom, gemeenten weten lang niet al het personeel te behouden. Dat betekent dat gemeenten voor een grote uitdaging staan om deze vakkennis de komende jaren vast te houden.
Figuur 1. Ontwikkeling personeelsbestand gemeenten
Rapporteren
Nu blijkt dat gemeenten mogelijk te maken krijgen met een aanzienlijk risico op het optreden van een personeelstekort door personeelsuitstroom, zou er verwacht mogen worden dat ze hierover rapporteren in hun verantwoordingsdocumenten, dat wil zeggen in de begroting en de jaarrekening. Voorshands zijn er naar onze mening twee voordehandliggende plekken daarvoor: de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing alsmede de paragraaf Bedrijfsvoering. In eerstgenoemde paragraaf dienen gemeenten (onder meer) een inventarisatie te verschaffen van de belangrijkste risico’s die zij lopen en het beleid hieromtrent, de laatstgenoemde paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Wij hebben onderzocht in welke mate gemeenten rapporteren over het risico op personeelstekort als gevolg van de uitstroom van personeel. Voor ons onderzoek hebben wij de gemeenten ingedeeld in vier grootteklassen: gemeenten met minder dan 20.000 inwoners, 20.000 tot 50.000 inwoners, 50.000 tot 100.000 inwoners, en meer dan 100.000 inwoners. Binnen iedere grootteklasse zijn willekeurig 20 gemeenten geselecteerd en is de meest recente begroting (over 2020) geanalyseerd.
Mate van rapporteren
Uit de analyse blijkt dat slechts 18 van de 80 gemeenten (22,5%) het risico op personeelstekort door uitstroom noemen in de begroting voor 2020 (zie figuur 2). Twaalf daarvan rapporteren over dit risico in de paragraaf Bedrijfsvoering, vijf doen dit in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing. Eén gemeente heeft het risico in beide paragrafen benoemd.
Figuur 2. Rapporteren risico personeelstekort
Als we vervolgens kijken naar verschillen tussen gemeenten, dan zien we dat grotere gemeenten aanzienlijk vaker over mogelijke personeelstekorten rapporteren dan kleine gemeenten (zie figuur 3). Zo benoemt 30% van de gemeenten met meer dan 100.000 inwoners dit risico, terwijl dit percentage op 10% ligt bij de groep kleinste gemeenten (minder dan 20.000 inwoners).
Figuur 3. Samenhang grootte en mate van rapporteren
Wijze van rapporteren
Nadat we hebben geanalyseerd of gemeenten überhaupt rapporteren over mogelijke personeelstekorten, hebben we gekeken hoe de gemeenten die dat wel doen daarover verslag doen. We hebben in onze analyse daarbij specifiek gekeken naar drie elementen:
Maken ze het risico ook kwantitatief, dat wil zeggen worden er ondersteunende cijfers gehanteerd (zoals het aantal medewerkers dat de komende 10 jaar met pensioen gaat)?
Worden er maatregelen genoemd, dat wil zeggen wordt er aangegeven hoe de uitstroom opgevangen wordt?
Wordt het risico geïnternaliseerd, dat wil zeggen wordt de (mogelijke) rol van de gemeente aangegeven?
Uit figuur 4 blijkt dat de ruime meerderheid van de gemeenten het risico niet kwantitatief maakt in hun begroting. Het benoemen van maatregelen om de uitstroom te ondervangen, wordt door 11 van de 18 gemeenten (61%) gedaan. Daarnaast heeft 78% (14 gemeenten) het probleem geïnternaliseerd.
Figuur 4. Wijze van rapporteren
Woorden en duidingen
Als laatste onderdeel van onze analyse hebben we gekeken welke woorden en duidingen door de gemeenten gebruikt worden. Hierbij valt op dat ze daarvoor veelal woorden als ‘vergrijzing’, ‘natuurlijk verloop’ en ‘pensioenuitstroom’ gebruiken. Daarnaast wordt geregeld aangegeven dat het lastig is om personeel te behouden, omdat er ook van buitenaf steeds harder aan hun personeel getrokken wordt. Hierdoor ontstaat er krapte in het personeelsbestand.
‘We ontwikkelen een arbeidsmarktcommunicatie om voorbereid te zijn op de pensioenuitstroom: 200 collega’s de komende 10 jaar’
De betreffende gemeenten zien in dat de uitstroom van het personeel in de organisatie veelal te maken heeft met de stijging van de gemiddelde leeftijd van het personeel. De gemeenten die rapporteren over het risico op personeelstekort geven daarnaast geregeld aan op de lange termijn bezig te zijn met het overdragen van kennis naar de jongere collega’s.
‘Ook de voorziene uitstroom van pensioengerechtigden is op deze manier in beeld, waardoor vroegtijdig kan worden geanticipeerd op de overdracht van kennis van oudere naar jongere collega’s’
Daarnaast is er ook oog voor de, over het algemeen, krapper en grijzer wordende arbeidsmarkt. Gemeenten hebben moeite met het aantrekken van hoger opgeleid personeel, hebben last van een leger wordende ‘vijver’ en hebben moeite om balans te houden in de leeftijdsopbouw van het personeelsbestand.
‘En daar ligt een grote uitdaging! Want net zoals iedere andere werkgever vist de gemeente Terschelling in een vijver die door de vergrijzing steeds leger wordt.Gekwalificeerd personeel werven en behouden, waarbij huisvesting een heikel punt is, is een flinke opgave’
Conclusie
Hoewel vrij breed onderkend wordt dat gemeenten een mogelijk risico lopen onvoldoende personeel in dienst te zullen hebben in de toekomst om de diverse activiteiten te kunnen ontplooien, rapporteert nog geen een op de vier gemeenten (22,5%) hierover in de daarvoor voordehandliggende onderdelen van de begroting.
Het is daarbij niet alleen opmerkelijk dat ze dit risico niet noemen, daarnaast zijn juist deze onderdelen (de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing alsmede de paragraaf Bedrijfsvoering) erop gericht om over dit soort zaken te rapporteren. Het is ons niet duidelijk waarom dit in de praktijk nauwelijks gebeurt.
In dit artikel hebben we daarnaast laten zien dat er verbeterpotentieel is inzake het kwantitatiever maken van de risico’s, het aangeven van mogelijke maatregelen die genomen kunnen worden en het meer internaliseren van de risico’s. Wij hopen dat dit artikel een bijdrage kan leveren aan een adequaat HR-beleid bij gemeenten door risico’s inzake personeel meer te onderkennen en daarover met elkaar het gesprek aan te gaan.
De auteur neemt deze zomer de weerstandsparagraaf (WP) onder de loep. In deel I is de eerste onderzoeksvraag beantwoord: wie schrijft de weerstands-paragraaf? Nu in deel II de tweede en derde onderzoeksvraag.
2. Welke aandacht wordt geschonken aan de mission Identification, dus aan de uitgangspunten van beleid, aan de gestelde normen.
Binnenlandse Zaken heeft voorgeschreven dat de gemeente in de WP aandacht moet schenken aan beleid. Hier zou onderscheid gemaakt kunnen worden tussen het beleid op hoofdlijnen, beleid voor de (middel)lange termijn, o.a. terzake van aan te houden normen, en anderzijds het beleid gericht op de concrete risico’s.
Wat dat ‘hogere’ beleid betreft is relevant wat Williams e.a. (1995) schrijven: de mission identification is de schakel tussen de doelen van de organisatie enerzijds en het beleid van het risk management (RM) anderzijds. Tegenwoordig wordt vaak verwezen naar RM als een instrument om de organisatiedoelen beter te bereiken, een goed RM kan kosten besparen, kan lange wachttijden voorkomen, kan leiden tot snellere realisatie van beleid, kan betere doelbereiking bevorderen. De grondslagen voor het gemeentelijk RM worden vastgelegd in een Nota Weerstandsvermogen, waarnaar verwezen wordt, of zou moeten worden, in de WP. Een probleem is dat de Nota vaak al enkele jaren oud is, niet jaarlijks wordt herijkt, wat natuurlijk vooral in een jonge beleidstak zich wreekt; risk management is nog volop in ontwikkeling, zou men denken.
Dat wat betreft het beleid gericht op de doelen, de middellange termijn. Daarnaast gaat het om beleid gericht op de specifieke risico’s in de voorliggende WP. Dan gaat het om per risico aan te geven op welke manier het risico wordt beheerst: verbieden, beperken, overdragen, accepteren (en op welke manier).
Wat is de empirische bevinding wat betreft beleidsuitspraken in de WP?
Er wordt weinig aandacht aan geschonken aan beleid in algemene zin.
In de onderzochte gemeenten wordt weinig aandacht geschonken aan die relatie. Interessant is wat Coevorden schrijft als doel:
‘Onze doelstelling is:
het realiseren van een gezonde financiële positie;
het voorkomen van ingrijpende beleidswijzigingen die noodzakelijk worden bij het zich voordoen van niet afgedekte risico’s. Dit wordt gerealiseerd door middel van beheersing van de risico’s en een positief weerstandsvermogen.’
Woensdrecht begint met een kopje: ‘Voorzichtig financieel beleid vormt het fundament voor de weerstandscapaciteit.’
Er wordt verwezen naar de norm voor de ratio Weerstandsvermogen van 1.4. Er wordt in de weerstandsparagraaf weinig aandacht geschonken aan beleid in algemene zin.
Kwalitatieve beoordeling risicomanagement
Valkenswaard wil zoeken naar evenwicht tussen financiële soliditeit enerzijds en het streven om niet onnodig geld ‘op de plank te laten liggen’ anderzijds. Een dergelijk geluid wordt vaker gehoord. Hier ook het misverstand over het beschikbaar zijn van de bronnen genoemd in de weerstandscapaciteit.
Interessanter is wat volgt: ‘Een belangrijk criterium hierbij is de kwalitatieve beoordeling van het risicomanagement. Als deze hoger uitvalt, kunnen we volstaan met een lagere weerstandscapaciteit en dus met een lager verhoudingsgetal.’
In de WP van Hardenberg wordt een opmerking gemaakt die hopelijk gevolgd wordt in alle gemeenten: ‘Voorzienbare tekorten op reguliere budgetten behoren niet tot de risico’s (…). Het heeft vanuit bedrijfseconomisch oogpunt de voorkeur dit op te lossen binnen de exploitatie.’
Losser maakt een soortgelijke opmerking: ‘Normale bedrijfsvoeringsrisico’s worden niet bij de risico’s opgenomen.’ Net zo: Vaals acht alleen die risico’s relevant voor de bepaling van de ratio die groter zijn dan €5.000. Als de tegenvaller van een risico lager wordt geschat dan dat bedrag, is het risico object van reguliere bedrijfsvoering. Deze risico’s dienen in principe binnen de productenramingen te worden opgevangen.’ Dit is overigens conform het voorschrift van BBV.
