Bestuurders aan het woord

Bestuurders aan het woord – hoe beheersen zij hun risico’s?

RISNET, het expertisenetwerk voor risicomanagement en risicomanagers in de bouw, is continu bezig met het verbeteren van risicomanagement in Bouw- en Infra-projecten. De toepassing van de RISMAN-methode in projecten is voor de bij RISNET aangesloten organisaties inmiddels gesneden koek. We vroegen ons echter af, in hoeverre we niet al eerder met risicomanagement moeten beginnen: voordat een ‘project’ een project is. De wijze waarop bestuurders omgaan met risico’s bij het maken van keuzes en bij de sturing van hun organisaties lijkt vaak nog een blackbox. Daarom hebben we in het najaar van 2015 en begin 2016 bestuurders van verschillende publieke en private organisaties geïnterviewd om hun ervaringen, wensen en verbeterpunten met betrekking tot risicomanagement in Bouw- en Infra-projecten te inventariseren.

Gastvrij werden wij ontvangen bij gemeenten, Rijkswaterstaat, een waterschap, ProRail en diverse aannemers in de railbranche en bij een tweetal ingenieursbureaus. Onze gesprekspartners waren allemaal heel open over de wijze waarop zij omgaan met risico’s bij het sturen van hun organisatie en het maken van keuzes. Voorbeelden werden letterlijk op tafel gelegd.

Is de situatie in control?

Geen lange lijsten met risico’s, prioritering, detailinformatie. Bestuurders willen weten of een project in control is, wat de actuele status is van een project. Of de projectmanager gesteld staat voor de belangrijkste risico’s, of hij of zij hiermee matcht. En in geval van het maken van de keuze om in te schrijven op een aanbesteding: of het risicoprofiel acceptabel is en past bij de inschrijver. Of de belangrijkste risico’s in beeld zijn.

‘De projectmanager anno 2015 heeft andere competenties nodig dan hij in 2005 had of in 2025 nodig zal hebben’

Van de projectmanager wordt verwacht dat hij de vaardigheden en competenties heeft om met de belangrijkste risico’s om te gaan. Bemensing op maat van het project. Doorgaans betreft dat niet de technische risico’s; hoewel deze niet onbelangrijk zijn, is er doorgaans in de organisatie voldoende technische kennis en ervaring om deze te beheersen. Belangrijk is dat projectmanagers de bestuurlijke context begrijpen, alert zijn op scopewijzigingen. Dat zij een realistische planning kunnen afgeven ondanks het spanningsveld van politieke wensen.

Van projectmanagers wordt ook verwacht dat zij niet te optimistisch zijn, maar realistisch: op tijd een time-out vragen of een interventie (laten) plegen. En niet eerst zelf de problematiek proberen op te lossen om pas als het echt niet meer anders kan met de ‘billen bloot’ te gaan. Vaak te laat voor bestuurders om de problemen ‘weg te kunnen masseren’, bij uitstek natuurlijk de taak voor de bestuurder.

Veilige omgeving

Bestuurders realiseren zich ook dat de projectmanager anno 2016 alleen het gewenste gedrag kan vertonen als de organisatie hem/haar daar ook op waardeert. Dit vereist een veilige omgeving, een cultuur waar het wordt gewaardeerd dat projectmanagers vroegtijdig aan de bel trekken, acteren op zwakke signalen in plaats van dat er alleen waardering is voor de projectmanagers die alles zelf oplossen. Het vraagt om een omgeving, waar time-outs worden gewaardeerd in plaats van worden voorkomen en waar wordt beloond op transparantie in plaats van (alleen) op het halen van mijlpalen. In een dergelijke omgeving trekt de projectmanager op tijd aan de bel zodat bestuurders de mogelijkheid hebben om (bij) te sturen in plaats van alleen achteraf de rekening gepresenteerd te krijgen.

De omgeving in beeld

Projecten spelen zich buiten af, in de echte wereld. Daar bevinden zich de mensen die de gevolgen van het project gaan ondervinden. Voor aannemers is het toprisico, dat de scope van een project wijzigt door eisen van stakeholders die bij de aanbesteding niet bekend waren. Voor initiatiefnemers is het toprisico dat een stakeholder een NO GO oplevert. Kortom: een goed inzicht in de omgeving, de stakeholders en hun belangen en heldere uitgangspunten zijn essentieel voor het slagen van een project.

‘Als het misgaat, blijkt meestal dat de interactie met betrokkenen uit de omgeving is onderschat’
 

Dat vereist het op tijd betrekken van de stakeholders en de stakeholderanalyse ook juist te richten op externen. Het maken van verbinding met de omgeving, rekening houden met hun doelen, zorgt voor een soepeler verloop van projecten.

Het gesprek

Alle geïnterviewden waren het erover eens, een echt goed inzicht in de risico’s en of een project in control is, ontstaat door een gesprek  tussen bestuurder en projectmanager. Het gesprek leidt tot focus op de toprisico’s en brengt het risicomanagement op een hoger niveau. Het biedt de mogelijkheid om te toetsen of de situatie nog in control is. Tevens biedt het de projectmanager de kans om zwakke signalen te geven, naast de basisinformatie over planning en budget. De veilige omgeving binnen de organisatie en de vaardigheden en competenties van de projectmanager, vormen belangrijke randvoorwaarden voor een goed gesprek.

‘In gesprek gaan over waar je buikpijn van hebt’
Ook het gesprek tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is essentieel. Nagaan en afstemmen wat voor opdrachtgevers en stakeholders van belang is, dit niet zelf invullen. Tijdig interventie plegen als de scope wijzigt of (teveel) risico’s dreigen op te treden. En ook opdrachtgevers informeren als werkwijze of planning wijzigen. In de voorfase (aanbestedingsfase) worden de mogelijkheden voor in gesprek gaan, sterk gestuurd door de aanbestedingsregels.

Voor een goed gesprek is het van belang dezelfde taal te spreken. Partij overstijgend, geschikt voor bestuurders.

Het gesprek dient frequent plaats te vinden en niet alleen als er een issue is. Dan leiden gesprekken ook tot echte uitwisseling en samenwerking.

Tot slot

Voorafgaand aan het uitvoeren van de interviews, vroegen wij ons af of we niet eerder met risicomanagement moeten beginnen, nog voor een ‘project’ een project is. Uit de interviews blijkt dat bestuurders heel goed weten hoe zij de risico’s in hun organisatie het best kunnen beheersen. Risicomanagement staat of valt met houding en gedrag van projectmanagers en bestuurders. In gesprek gaan en blijven binnen en buiten de organisatie, daar de juiste randvoorwaarden voor creëren en mensen hierin opleiden en stimuleren.

Oproep

Het zijn juist de bestuurders die aandacht kunnen vragen voor serieus en effectief risicomanagement en die het voorbeeld kunnen geven hoe aan een veilige omgeving kan worden gebouwd.

Auteurs / betrokkenen:

• Cathrien Heusinkveld-Bakker, Tauw
• Touria Hamouchi, Movares
• Henberto Remmerts, Tauw
• Jan-Pieter Eelants, CROW